Việc xây dựng một văn phòng mới là một quyết định quan trọng và khó khăn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Trong quá trình lập kế hoạch, một trong những câu hỏi lớn nhất mà các doanh nghiệp thường gặp phải là chi phí liên quan đến việc xây dựng văn phòng mới. Tuy nhiên, có hai sự lựa chọn chính khi đối mặt với việc xây dựng văn phòng mới: thuê một văn phòng đã có sẵn hoặc tự xây dựng một văn phòng mới. Trong bài viết này, chúng ta sẽ so sánh chi phí giữa việc thuê văn phòng và tự xây dựng văn phòng mới để giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp cho bản thân.
1. Chi phí thuê văn phòng
1.1. Chi phí thuê văn phòng cơ bản
Khi thuê một văn phòng đã có sẵn, chi phí chính là số tiền thuê mỗi tháng. Điều này bao gồm cả chi phí cho diện tích văn phòng, chi phí quản lý và dịch vụ đi kèm như điện, nước, internet, vệ sinh và bảo trì. Chi phí thuê văn phòng có thể dao động từ một số giá khác nhau tùy thuộc vào vị trí của văn phòng, kích thước và chất lượng của nó.
Do đó, để tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp thường thuê văn phòng ở các khu vực không quá đắt đỏ nhưng vẫn có đầy đủ các tiện nghi cần thiết. Tuy nhiên, việc thuê văn phòng ở những khu vực này thường có những hạn chế nhất định về vị trí và không gian vì những khu vực này thường không nằm trong trung tâm kinh doanh hoặc không có đa dạng về diện tích văn phòng.
Thuê văn phòng giúp tiết kiệm chi phí hơn tự xây dựng
1.2. Chi phí gia tăng khi sử dụng các dịch vụ đi kèm
Ngoài chi phí thuê căn hộ chính, các doanh nghiệp còn phải chi trả thêm cho các dịch vụ đi kèm như bảo trì, vệ sinh và dịch vụ internet. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí này có thể rất đáng kể và có thể gây áp lực tài chính đối với hoạt động kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không có nguồn tài chính đủ để chi trả, việc sử dụng các dịch vụ này sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần thêm không gian làm việc để mở rộng hoặc đưa vào hoạt động mới, chi phí thuê văn phòng sẽ tăng lên theo diện tích mở rộng. Điều này có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp đang trong quá trình phát triển và khiến cho việc đưa ra một quyết định có thể đau đầu.
2. Chi phí xây dựng văn phòng mới
2.1. Chi phí mua đất và xây dựng
Việc xây dựng một văn phòng mới đòi hỏi một khoản đầu tư lớn cho việc mua đất và xây dựng. Các doanh nghiệp cần phải tìm kiếm một vị trí phù hợp và thương lượng giá đất để có được giá tốt nhất. Điều này cũng áp dụng cho việc xây dựng, nơi các doanh nghiệp sẽ phải tìm kiếm nhà thầu và thương lượng giá để tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là chi phí này không chỉ bao gồm giá đất và chi phí xây dựng căn văn phòng mới mà còn bao gồm các khoản phí khác như thuế, phí giấy tờ và phí cho các nhà thầu. Do đó, tổng chi phí cho việc xây dựng một văn phòng mới có thể cao hơn so với chi phí ban đầu dự tính.
2.2. Chi phí duy trì và bảo trì
Sau khi xây dựng hoàn tất, các doanh nghiệp cũng phải chi trả cho các chi phí duy trì và bảo trì văn phòng mới. Điều này bao gồm chi phí cho điện, nước, internet và các chi phí khác liên quan đến việc bảo trì các thiết bị trong văn phòng như máy lạnh, máy photocopy và máy in. Các doanh nghiệp cũng phải dành thời gian và tiền bạc để tìm kiếm và thuê các nhân viên cho việc quản lý và bảo trì văn phòng mới.
Ngoài ra, chi phí cho văn phòng mới còn có thể tăng lên khi cần thiết phải thực hiện những bảo trì lớn hơn như sửa chữa, cải tạo hoặc nâng cấp. Do đó, các doanh nghiệp cần dự tính kỹ lưỡng để có số tiền đủ để chi trả cho các chi phí này trong quá trình duy trì và bảo trì văn phòng.
Thuê văn phòng thì việc bảo trì sẽ thuộc về trách nhiệm của chủ đầu tư
3. So sánh giữa chi phí thuê và xây dựng văn phòng mới
Tổng kết lại, chúng ta đã đi qua hai khía cạnh chính của chi phí khi thuê một văn phòng đã có sẵn và tự xây dựng một văn phòng mới. Bây giờ chúng ta sẽ so sánh và đánh giá các chi phí này để giúp các doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về sự khác biệt giữa hai lựa chọn này.
3.1. Số tiền đầu tư ban đầu
Một văn phòng mới sẽ đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, bao gồm chi phí cho việc mua đất và xây dựng. Trái lại, khi thuê một văn phòng đã có sẵn, các doanh nghiệp chỉ cần trả số tiền thuê hàng tháng mà không cần đầu tư ban đầu lớn.
Tuy nhiên, việc thuê văn phòng cũng có thể gây ra những chi phí khác trong quá trình sử dụng, như đã đề cập ở trên. Do đó, các doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng để biết được tổng chi phí mà họ sẽ phải chi trả trong quá trình sử dụng văn phòng đã có sẵn và so sánh với chi phí ban đầu khi xây dựng một văn phòng mới.
3.2. Đa dạng về không gian và vị trí
Việc thuê văn phòng đã có sẵn thường giới hạn các doanh nghiệp về vị trí và không gian. Các khu vực giá rẻ thường có diện tích nhỏ và không nằm trong trung tâm kinh doanh. Nếu các doanh nghiệp muốn thuê văn phòng ở vị trí đắt đỏ hoặc có diện tích lớn hơn, chi phí thuê sẽ tăng lên đáng kể.
Tuy nhiên, khi tự xây dựng văn phòng mới, các doanh nghiệp có thể lựa chọn vị trí và không gian theo ý muốn. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cho việc chuyển đổi vị trí và mở rộng diện tích sau này.
3.3. Chi phí duy trì và bảo trì
Khi thuê văn phòng đã có sẵn, các doanh nghiệp cần phải chi trả cho các dịch vụ đi kèm như bảo trì và vệ sinh. Nếu số lượng nhân viên trong doanh nghiệp tăng lên hoặc cần mở rộng không gian làm việc, chi phí thuê sẽ tăng theo diện tích mở rộng.
Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần tính toán chi phí cho việc bảo trì và bảo dưỡng thiết bị trong văn phòng đã có sẵn. Với văn phòng mới, các doanh nghiệp có thể tính toán chi phí này vào chi phí ban đầu và có thể dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết.
Kết luận
Nếu chỉ nhìn vào chi phí ban đầu, việc thuê văn phòng đã có sẵn có thể là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Tuy nhiên, khi tính toán tổng chi phí trong quá trình sử dụng, việc xây dựng một văn phòng mới có thể tiết kiệm được nhiều chi phí hơn.
Điểm mấu chốt quan trọng để các doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đúng đắn là tính toán kỹ càng và cân nhắc tất cả các yếu tố liên quan đến việc xây dựng văn phòng mới. Nếu có thể, tìm kiếm các giải pháp kết hợp giữa việc thuê và xây dựng để đạt được một sự cân bằng hợp lý giữa chi phí và tiện ích cho doanh nghiệp.
